Google Docs

Data beskyttelse og sikkerhetskopiering er et viktig område for hver bedrift og en som ofte blir oversett. Som bedrifter blir stadig mer mobile med bruk av bærbare datamaskiner virksomheten for å synkronisere data er en som alltid er et problem. En av hovedårsakene til at synkronisering av data er åpen for feil er at synkroniseringen er ofte utført av flere brukere i stedet for ved hjelp av et sentralisert system. I et tilfelle hvor en bedrift har 10 selgere med 10 bærbare datamaskiner som krever datasynkronisering ved retur til hovedkontoret er det vanligvis ansvar for hver selger til å gjøre sine egne synkronisering. Ferdigheten satt til å fullføre denne operasjonen lykkes bør ikke ligge i salgsteamet; Dette betyr at ekstra opplæring er nødvendig. Men selv med trening risikoen for data som blir overskrevet er ekstremt høy når du har flere brukere synkronisere sine egne data.
I tilfellet skissert ovenfor, er den beste løsningen uansett hvor de selger ligger han eller hun alltid arbeider av en sentral server å sørge for at data lagres automatisk og alltid på samme sted. Å ha en sentral server tillater flere brukere å oppdatere og lagre data uten behov for flere synkroniseringer. Google Docs er et godt eksempel på hvordan en sentral server kan fungere for en organisasjon der en gang en ansatt har de riktige påloggingsdetaljene han eller hun kan endre, oppdatere og lagre data uten risiko for å miste data eller overskrive en annen datakilde. Alle de ansatte trenger er en Internett-tilkobling for å få tilgang til all nødvendig informasjon. Med et system som Google docs gang en endring er gjort hvor som helst i verden de sentrale filene blir automatisk oppdatert.
Systems som Google docs er noen ganger referert til som virtuelle datasystemer der det er ingen programvare krav på bærbare datamaskiner som trengs for å bruke systemet. Når du har en Internett-tilkobling og de riktige detaljene du har full tilgang til alt som Google docs tilby. Dette betyr også at når en bærbar PC er kjøpt er det færre krav til en spesiell gjenoppbygge å dekke selskapets behov. Men det er noen ulemper til denne type system. For eksempel hvis du ikke har en Internett-tilkobling kan du ikke oppdatere informasjonen. Også alle fem typer kan ikke tas hensyn til. De grunnleggende filtyper som .doc, .xls, PDF, PPT og TXT fungere tilfredsstillende, men det er fortsatt ikke mulig å innlemme spesialiserte applikasjoner på en Google docs system. Google er kontinuerlig oppdatere og forbedre sine systemer, men vi er langt unna fra å bruke selskapet eide databaser gjennom Google docs. Et av de største problemene med å støtte en slik programvare er at det er så mange variabler å vurdere som hver pakke er unikt det krever et annet sett opp å drive med suksess. Minst med Word, Excel og tekstdokumenter programvaren er standard, og alle er vant til å jobbe med dem.
Virtuelle systemer er virkelig på et tidlig stadium i utviklingen imidlertid Google docs har vist at hvis deres system oppfyller dine krav det kan være ekstremt effektive. Kanskje ikke god nok til å bruke utelukkende, men det er sikkert veldig effektivt når det brukes i tillegg til standard programvare. Det tar ansvar for oppdatering av data, sikkerhetskopiering av data og synkronisering av data fra de ansatte, kan dette bare være en god ting. Det er mindre sjanse for å miste data og enda viktigere de ansatte kan konsentrere seg om hva de skal gjøre i stedet for å bekymre noen gratis IT problemer.