Arbeidsområde Systematization Produserer Proficiency - Med en durkdreven Approach

"Place Papers Her" er en litt kjedelig setning som trenger å bli lagt inn i kontorer som trenger nye organisasjonsmetoder. Du vet de jeg henviser til, med hauger av papirer og diverse pakker som etter all sannsynlighet ikke har blitt berørt måneder på slutten. Hvordan disse menneskene noensinne få noe gjort? Det er et riktig sted for alt, og jeg tror at vi har en medfødt behov for å returnere ting til sin plass etter bruk. Jeg liker å sette bort mine sokker i en skuff i mitt skap og ikke i stuen. Hvorfor er det så vanskelig å gjøre bruk av den samme disiplin på arbeidsplassen? Gjentatte ganger ting er feilplassert, forårsaker alle til å bli kastet inn i et vanvidd på leting etter den aktuelle frakt dokument som ble tapt eller begravd under tonnevis av dokumenter, genererer en uberettiget panikk!
Mine venner og kolleger pleide å dubbe meg "Organisasjonen Cop", ganske ofte ut av øret-shot. De ville finne det merkelig at jeg alltid var den mest strukturert og metodisk person i vår enhet. Jeg hadde en prosedyre jeg hadde utviklet seg for min kontorpult. Jeg plassert min saker og korrespondanse i en rekke bordplate dokument skuffer på min benkeplate. Jeg var i stand til å oppdage hva jeg ønsker i et minutt eller så. Problemet med dette var imidlertid at mine kolleger var alltid låne min saker og manualer, aldri returnere dem, skaper en ekstra jobb å fylle og oppdatere mine forsyninger. Jeg fant det fryktelig å prøve. Men ut av dette, mine kolleger har lært meg at det å være strukturert og metodisk er ikke nok, du trenger en organisasjons taktikk som stort sett gjelder for hver person på kontoret, en som er ukomplisert og krever minimal innsats for å implementere.

Råd av noe slag er ikke alltid verdsatt likevel. Mine venner ville midlertidig høre på meg og så bare fortsette å gjøre det de alltid gjorde. Når jeg rådet dem til å få seg en gruppe med bordplate dokument skuffer og kartotekkort fil bokser, ville de vende seg bort og skuldertrekk. De ville kanskje prate om min eksentrisitet og ler over kallenavnet de hadde delt ut til meg. Den merkelige man ville åpenlyst le av meg og tilby meg ulike semi-frekke kommentarer. Etter litt ettertanke, kom jeg til den erkjennelse at det var rett og slett den tankegangen som krevde endring. Hvis de bare kunne forstå viktigheten av å være systematisk, kunne de etter all sannsynlighet gjøre våre daglige rutiner mye mer oversiktlig. Jeg trengte å formidle dette til dem uten å bli ignorert. Etter mye tenking kom jeg opp med en idé.
Jeg gjort en start på lanseringen av min store brainstorm ideen ved bestreber å gi mine kolleger par bordplate dokument skuffer, subtilt merket Innboks og Utboks, for alle slags anledninger som jubileer og bursdager. De hvert begynte å bruke dem umiddelbart. Også dokument skuffer jeg ga dem som gaver var ikke bare billige, engangs plastskuffer, men heller bygget fra vakre ekte hardtre. De dype farger og korn mønstre av eik, mahogny, valnøtt og kirsebær tre skuffer var så herlig at mine venner hatet å begrave skuffene etter fjellene i papirer og ulike pakker. Til syvende og sist, pulter på kontoret begynte å ta på seg en penere og mer organisert utseende. Fordelene med å være organisert ble følt av alle arbeiderne og effektivitet var på oppgangen. Jeg trengte ikke å gå på jakt etter forlagt saker lenger. Hver arbeidstaker hadde tilgang til sin egen forsyning.
Jeg var full av stolthet når vår gruppe fikk prisen for beste organisert enhet av den virksomhet som perioden. Hver og en av oss ble tildelt en uventet prisen for vår produktivitet!